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POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

NOTA PRELIMINAR

El presente documento consagra la Política de Tratamiento de los datos personales de las personas naturales (en adelante “titulares”) en Berlitur S.A.S., NIT. 900206312, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013.

 El propósito principal de esta Política de Tratamiento es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales tratados por Berlitur S.A.S. los derechos que les asisten, los procedimientos adoptados por la Sociedad para hacer efectivos esos derechos, así como la finalidad con la cual serán tratados sus datos en caso de otorgar la autorización expresa, previa e informada.

Berlitur S.A.S., (en adelante “Berlitur”), es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. Sus datos de contacto son:

Domicilio: Bogotá
Dirección: Calle 68 D No. 15-15
Correo electrónico: alirioc@berlinasdelfonce.com
Teléfono: 57(1)7435050.

El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de Berlitur implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.

Eventualmente Berlitur podría tratar datos de menores de edad y datos sensibles, caso en el cual lo haría cumpliendo con las siguientes disposiciones:

3.1. Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes. El tratamiento de datos personales que no sean de naturaleza pública de niños, niñas y/o adolescentes cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Que se valore la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
d) Que exista autorización para el tratamiento de los datos por parte del representante o tutor del niño, niña o adolescente.

3.2. Tratamiento de datos sensibles. Cuando en desarrollo de sus procesos Berlitur requiera tratar datos sensibles, aplicará las limitaciones legales correspondientes al tratamiento de dichos datos, por lo cual se asegurará que:

a) El Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular,
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

Berlitur tratará los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades y según la calidad del titular:

Empleados: los datos serán tratados para gestionar la vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral o civil que surja entre el empleado y Berlitur, la gestión contable, administrativa, financiera y tributaria de nómina, pago de prestaciones sociales, auxilios cuando haya lugar o reconocimiento de estos, y demás pagos por la labor desarrollada, diseño y ejecución de planes de formación y capacitación, planes de bienestar, orden de práctica de exámenes médicos periódicos de salud ocupacional, evaluaciones de desempeño, cumplimiento de todas las obligaciones en materia laboral, afiliaciones al sistema de seguridad social, defensa judicial o uso de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, apoyo en las afiliaciones al sistema de seguridad social y caja de compensación, atención médica en caso de emergencia, validación de la autenticidad de quien firma y confirmación de recibido (en caso de datos biométricos), fines estadísticos e históricos, la transmisión para adelantar los fines indicados, y las demás finalidades para las cuales los empleados otorguen su autorización. La información se conservará durante la existencia de la relación laboral y permanentemente después de la terminación de ésta.

Conductores: además de las finalidades indicadas para empleados, la información personal de los conductores será tratada para establecer la aptitud para la actividad de conducción a través de exámenes médicos periódicos, el estado de las habilidades necesarias para la conducción y seguridad en la vía a través de pruebas de alcoholemia, consumos de sustancias psicoactivas o cualquier otra que altere el estado, el cumplimiento de rutas asignadas, la determinación de su ubicación o posicionamiento y del vehículo asignado para determinar el cumplimiento de rutas y servicios, defensa judicial o uso de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, la gestión que sea necesaria adelantar ante accidentes, siniestro u otros eventos, trámite de solicitud de licencias o permisos para conducción, la transmisión para adelantar los fines indicados, y las demás finalidades para las cuales los conductores otorguen su autorización. Cuando se requiera para alguna de las finalidades indicadas, su información podrá ser transmitida a las empresas habilitadas de transporte de pasajeros terrestre con las cuales exista un convenio de colaboración empresarial.

Postulantes a ofertas de empleo: los datos personales serán tratados con el fin de adelantar, directa o indirectamente, procesos de selección y contratación de personal, lo cual incluye entrevistas, exámenes médicos, visitas domiciliarias, análisis de perfiles y verificación de datos con antiguos empleadores y referencias personales y/o comerciales. En caso de no ser seleccionado, la información se conservará durante un (1) año.

Clientes: los datos serán tratados para adelantar actividades de transporte terrestre de pasajeros, reservas, ventas y emisiones de tiquetes, trámite de los seguros correspondientes, establecer contacto telefónico vía mensajes al celular y/o correo electrónico para la confirmación de viajes o la entrega de información correspondiente al mismo, el envío de información comercial sobre nuestros servicios y de empresas en convenio empresarial, la atención de peticiones quejas, reclamos y cualquier solicitud efectuada, expedir certificaciones de viaje, defensa judicial en caso de conflicto o diferencia, gestión contable y tributaria de la facturación y relación comercial, para ser utilizados para fines históricos y estadísticos de las relaciones comerciales, las demás que sean necesarias para el desarrollo de su objeto social autorizado como operador de transporte y turismo, y las demás para las cuales sean otorgadas las autorizaciones respectivas por parte del titular. La información podrá ser transmitida a las empresas habilitadas de transporte de pasajeros terrestre con las cuales exista un convenio de colaboración empresarial, para las finalidades señaladas.

Proveedores: los datos serán tratados para contactar y contratar a proveedores, verificar datos y experiencia, estudiar el perfil, gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato celebrado con el respectivo proveedor o de la relación comercial establecida con éste, gestionar contable, financiera, administrativa y tributariamente los pagos correspondientes, defensa judicial en caso de alguna diferencia, terminación y liquidación de la relación comercial, transmisión de los datos para los fines indicados, y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias en virtud de dicha relación, así como las demás establecidas en las autorizaciones recibidas de los titulares.

Propietarios de vehículos: estudiar y analizar el perfil y su vinculación a Berlitur, confirmar datos con otras empresas, y referencias personales y comerciales, antecedentes e histórico de su vehículo, gestionar en todas las etapas correspondientes a su vinculación y la de su vehículo a la sociedad, gestionar contable, administrativa, financiera y tributariamente los pagos por la administración del vehículo, defensa judicial directamente o a través de terceros, gestión administrativa, legal y judicial en caso de siniestro o accidente del vehículo, las demás que sean necesarias para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la administración del vehículo del propietario, la transmisión de los datos para los fines indicados, y las demás que sean señaladas en las autorizaciones de tratamiento de información otorgadas por los titulares. Cuando sea necesario para la operación del vehículo o alguna de las finalidades indicadas su información podrá ser transmitida a las empresas habilitadas de transporte de pasajeros terrestre con las cuales exista un convenio de colaboración empresarial.

Público en general: los datos serán tratados para adelantar, por cualquier medio de contacto registrado del titular en nuestras bases de datos, actividades de mercadeo, el envío de información comercial de nuestros servicios, así como para la atención, directamente o por la respectiva empresa con la cual exista convenio de colaboración, de peticiones, quejas, reclamos y cualquier solicitud efectuada por el titular dependiendo el objeto de la misma.

En adición a las finalidades descritas, Berlitur tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad como operador de transporte terrestre de pasajeros por carretera, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales.

La información capturada a través de cámaras de circuito de vigilancia será tratada por Berlitur, o la respectiva empresa con la cual pueda existir convenio de colaboración para la prestación del servicio de transporte terrestre de pasajeros, para efectos de seguridad de las personas y activos que se encuentren en las instalaciones correspondientes, y ser transmitida o transferida a las autoridades correspondientes.

Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 11 de mayo de 2017.